Pierwszy model funkcjonowania systemów samorządowej e-administracji to istnienie rozwiązań „wyspowych” (patrz rys 4-2). Usprawnienie funkcjonowania poszczególnych jednostek (referatów) osiąga się często poprzez wprowadzenie samodzielnych moduł ów. Są to aplikacje wspomagające pracę i nie zintegrowane ze sobą w żaden sposób. Rozwiązanie niewątpliwie ułatwia pracę urzędników oraz usprawnia obsługę obywateli, lecz nie spełnia podstawowego zadania systemu informacyjnego – nie dostarcza w pełni kompleksowych danych centralnych, służących do zarządzania całością. Jednostki pozostają wyspami. Efektem tak funkcjonującego systemu informacyjnego są nieścisłe informacje oraz dane powielane w różnych bazach.
| Rysunek 1 – 2 Struktura samodzielnych modułów (rozwiązań „wyspowych”) Źródło: Gęślicki R., Urząd poinformowany
|
Samodzielne moduły, to aplikacje, z których każda posiada własną strukturę danych. Zasadniczym elementem odróżniającym je od systemu zintegrowanego jest brak wspólnej struktury danych. Użytkując samodzielne moduły należy liczyć się z eksploatowaniem nieaktualnych danych. Doświadczenie pokazuje, że jednoczesne eksploatowanie kilku baz, zawierających tą samą informację, zawsze kończy się powstaniem różnic między nimi.
Drugi model, to system zintegrowany, który jest pakietem kilku bwspółpracujących ze sobą aplikacji. Każda z nich wspomaga pracę innej jednostki, lecz dane, na których pracują, są wspólne dla wszystkich. Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest natychmiastowa, automatyczna komunikacja pomiędzy jednostkami (patrz rys 4-3).
| Rysunek 2 – 3 Struktura systemu zintegrowanego Źródło: Gęślicki R., Urząd poinformowany
|
Wspólna struktura danych nie oznacza jednakowego do nich dostępu. Niektórzy będą mieli dostęp pełny, inni ograniczony tylko do odczytu wycinku danych. Co już zostało wykazane, sporą przeszkodą do wdrażania tego typu rozwiązania są przepisy polskiego prawa, które rozdzielają kompetencje w sposób niespójny.
Trzeci model, to system hybrydowy (patrz Rys 4-4). Jest on fuzją poprzednio opisanych rozwiązań. Są to samodzielne moduły wyposażone w moduł integratora. W dalszym ciągu mamy do czynienia z rozproszonymi bazami danych, lecz integrator zapewnia ich spójność i jednoznaczność. Integrator to zależ nie od komplikacji systemu procedura lub aplikacja ujednolicająca dane w poszczególnych bazach. Różnorodność danych w złożonych systemach oraz zmiany organizacyjne powodują, że zbudowanie uniwersalnego integratora graniczą z niemożliwością. Pozornie rozwiązanie zintegrowane i hybrydowe oferują użytkownikowi identyczny zakres funkcji. W praktyce jednak, uzyskanie jednoznaczności danych w systemach hybrydowych jest bardzo trudne i kosztowne.
| Rysunek 3 – 4 Struktura systemu hybrydowego Źródło: Gęślicki R., Urząd poinformowany
|
Planując proces informatyzacji urzędu należy wybrać jeden z przedstawionych modeli. System zintegrowany jest rozwiązaniem, któremu warto poświęcać najwięcej uwagi. Nie ulega jednak wątpliwości, że niezbędna jest wówczas współpraca pomiędzy różnymi jednostkami. Skala przedsięwzięcia i wysokie koszty wdrożenia powodują, że tylko bogate i duże jednostki samorządowe decydują się na implementację funkcji interakcji dwustronnych i transakcji. Co z małymi gminami miejskimi i wiejskimi? Niezbędne jest podjęcia działań, które sprzyjałyby wprowadzaniu rozwiązań e-administracji na poziomie lokalnym. Czy projekt „Wrota Polski” spełni swoje założenia i będzie katalizatorem rozwoju społeczeństwa informacyjnego, również w samorządach, pokaże przyszłość.