Outsourcing – co, kiedy, jak i dlaczego

Nikt nie jest doskonały we wszystkim, dlatego outsourcing jest naturalnym elementem funkcjonowania wielu firm. Gdy rozważamy outsourcing w firmie, istotne pytanie nie brzmi „czy?”, lecz „co, kiedy, jak i dlaczego?”.

Powody decyzji o outsourcingu

Obniżenie kosztów

Jednym z najczęstszych powodów, dla których firmy decydują się na outsourcing, jest dążenie do obniżenia i restrukturyzacji kosztów związanych z funkcjonowaniem firmy. Wprowadzenie outsourcingu, zwłaszcza jeśli usługi powierza się wyspecjalizowanej firmie, często prowadzi do zmniejszenia kosztów bieżących. Niemniej jednak, w praktyce, korzyści te mogą nie zawsze spełniać oczekiwania lub być tylko częściowo prawdziwe. Analiza kosztów i potencjalnych oszczędności jest skomplikowanym zadaniem, w którym łatwo o błędy.

Narzędzie budowania przewagi strategicznej

Outsourcing może także pełnić rolę strategicznego narzędzia budowania przewagi konkurencyjnej. Rozważając outsourcing w tym kontekście, można dostrzec liczne możliwości związane z formułowaniem strategii firmy. Może on wpływać zarówno na struktury kosztów i ryzyko biznesowe, jak i przyczyniać się do osiągania innych korzyści biznesowych.

Możliwości, mity i typowe pomyłki przy szacowaniu kosztów usług outsourcingowych

Analiza wewnętrzna firmy

Przy analizie finansowej outsourcingu należy przestrzegać jednej kluczowej zasady: to firma zamawiająca usługę, a nie jej dostawca, powinna przeprowadzać analizę całkowitych kosztów, ryzyk i korzyści związanych z outsourcingiem.

Przestrzeganie tej zasady zapewnia:

• Rzetelność i kompletność wyników analizy.
• Pewność, że analiza obejmowała istotne aspekty dla firmy.
• Możliwość porównania wyników dla różnych dostawców usług i wariantów outsourcingu.

W zależności od specyfiki sytuacji, analiza może obejmować różne warianty, takie jak: utrzymanie obecnego stanu, zmiana procesu biznesowego w ramach firmy, czy różne formy outsourcingu.

Poszukując zysków finansowych z procesu outsourcingu, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych źródeł oszczędności:

1. Zmniejszenie bezpośrednich kosztów związanych z realizacją określonych działań. Outsourcing pozwala na przekazanie zadań wyspecjalizowanym firmom, co często prowadzi do redukcji kosztów dzięki ich efektywności operacyjnej.
2. Obniżenie kosztów ogólnych firmy poprzez uproszczenie procesów biznesowych. Outsourcing może zredukować złożoność operacyjną wewnątrz firmy, co prowadzi do mniejszego zapotrzebowania na zasoby i wsparcie administracyjne.
3. Redukcja wydatków na rozwój wiedzy i specjalizacji. Przekazanie odpowiedzialności za wyspecjalizowane zadania zewnętrznym firmom eliminuje potrzebę inwestowania w rozwój wewnętrznych kompetencji, co zmniejsza koszty szkoleniowe i związane z nabywaniem nowych umiejętności.
4. Zmniejszenie nakładów inwestycyjnych. Outsourcing może ograniczyć potrzebę inwestowania w infrastrukturę, technologie czy narzędzia, które są niezbędne do samodzielnego wykonywania określonych zadań.
5. Redukcja ryzyk biznesowych. Przekazanie odpowiedzialności za określone działania firmom zewnętrznym może zmniejszyć ryzyko związane z ich realizacją. Firmy outsourcingowe, dzięki specjalizacji, mogą lepiej zarządzać ryzykiem i unikać błędów, które mogłyby negatywnie wpłynąć na finanse zlecającej firmy.

Aby ocenić opłacalność outsourcingu, należy także porównać koszty i korzyści, które firma ponosiła podczas samodzielnej realizacji zadań, z kosztami i korzyściami przewidywanymi po wdrożeniu outsourcingu.

Analiza firmy usługodawcy

Kolejnym istotnym krokiem jest przeprowadzenie dogłębnej analizy firmy, która ma świadczyć usługi outsourcingowe. Ważne jest, aby zrozumieć, skąd biorą się oczekiwane korzyści finansowe i dlaczego ta firma jest w stanie zaoferować lepsze warunki niż nasza własna. Kluczowe pytania, na które warto uzyskać odpowiedzi, dotyczą m.in.:

1. Modelu biznesowego usługodawcy – jak firma działa i jakie są jej główne źródła przewagi konkurencyjnej?
2. Mechanizmów zapewnienia jakości – jak firma dba o jakość swoich działań i produktów, co przekłada się na niezawodność usług?
3. Struktury kosztów – czy koszty operacyjne firmy są konkurencyjne i czy mogą być utrzymane na dłuższą metę?
4. Aspektów technologicznych i zarządzania wiedzą – w niektórych przypadkach warto również przeanalizować, jak firma zarządza technologią, wiedzą, rotacją personelu oraz jej zdolnością do pokrycia ewentualnych strat czy odszkodowań.

Przeprowadzenie takiej analizy pomaga uniknąć wyboru ofert, które mogą wydawać się tańsze, ale w rzeczywistości niosą za sobą wyższe ryzyko biznesowe. Dzięki temu można dokonać bardziej świadomego i bezpiecznego wyboru partnera outsourcingowego.

Strategiczne powody decyzji o outsourcingu

Decyzje o outsourcingu nie zawsze wynikają wyłącznie z potrzeby obniżenia kosztów. Istnieje wiele innych strategicznych motywów, które mogą skłaniać firmy do korzystania z outsourcingu, zwłaszcza gdy chodzi o kształtowanie modelu biznesowego najlepiej odpowiadającego specyficznym potrzebom firmy.

Jednym z takich powodów jest sytuacja, gdy firma nie dysponuje wystarczająco aktualną lub kompletną wiedzą niezbędną do realizacji określonych działań. Jeśli firma nie jest w stanie szybko uzupełnić braków w wiedzy z powodu ograniczeń wynikających z istniejących procesów i struktury organizacyjnej, outsourcing może być optymalnym rozwiązaniem. Przykładem takiej decyzji jest przekazanie na zewnątrz części finansowo-fiskalnej rachunkowości oraz naliczania płac, przy jednoczesnym zachowaniu kontroli wewnętrznej. Bardziej zaawansowanym przykładem może być zlecenie części działań związanych z badaniami i rozwojem (R&D) wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, co pozwala firmie ograniczyć te funkcje wewnętrznie i skupić się na innych obszarach.

Kolejnym przykładem strategicznej decyzji o outsourcingu jest sytuacja, gdy firma nie dysponuje wystarczającymi możliwościami technologicznymi i realizacyjnymi, aby zapewnić jakość produkcji oraz terminowość wymagane przez rynek. W takim przypadku, mimo posiadania silnego zaplecza marketingowego i działu R&D, firma może zdecydować się na produkcję kontraktową, zlecając ją zewnętrznym wykonawcom, którzy dysponują odpowiednimi zasobami i doświadczeniem.

Trzeci strategiczny motyw to wykorzystanie outsourcingu w procesie fuzji lub konsolidacji firm. W takich sytuacjach łatwiej jest wydzielić pewne funkcje na zewnątrz nowo powstałej organizacji, co umożliwia skoncentrowanie się na integracji kluczowych procesów. Outsourcing pozwala wówczas na wyznaczenie odpowiedniego poziomu usług, które mają być świadczone przez zewnętrznego partnera. Firma outsourcingowa, działając jako partner w procesie konsolidacji, może przejąć część pracowników oraz realizować działania w sposób zapewniający zlecającej firmie odpowiedni poziom usług. Taka sytuacja ma miejsce także wtedy, gdy firma outsourcingowa pełni rolę wspólnej struktury usługowej, obsługującej kilka firm należących do jednego właściciela.

Ryzyko w procesie outsourcingu

Projekty outsourcingowe niosą ze sobą różnorodne ryzyka biznesowe, które mogą znacząco wpłynąć na rozwój firmy. Umiejętność zarządzania tymi ryzykami decyduje o tym, czy outsourcing okaże się w długoterminowej perspektywie sukcesem, czy też przeszkodą w rozwoju. Można wyróżnić kilka kluczowych obszarów ryzyka:

1. Niewłaściwy wybór modelu i partnera – Jednym z najważniejszych zagrożeń jest błędny wybór modelu outsourcingu lub niewłaściwego partnera do realizacji usług. Ryzyka w tym obszarze często wynikają z braku odpowiednich analiz przed podjęciem decyzji. Niedostateczne zrozumienie własnych potrzeb oraz możliwości dostawcy może prowadzić do problemów operacyjnych i finansowych.
2. Związek outsourcingu z długoterminowymi celami strategicznymi – Outsourcing może wpłynąć na zdolność firmy do realizacji długoterminowych celów strategicznych i budowania przewagi konkurencyjnej. Niewłaściwe zrozumienie, jak outsourcing wpłynie na te aspekty, może prowadzić do osłabienia pozycji rynkowej firmy w przyszłości.
3. Zagadnienia związane z wyjściem z modelu outsourcingowego – Trzecim istotnym obszarem ryzyka jest brak przygotowania na scenariusz wyjścia z modelu outsourcingowego. Brak planów dotyczących insourcingu lub zamiany jednego dostawcy usług na innego może spowodować poważne trudności operacyjne i finansowe, gdy współpraca z dotychczasowym partnerem przestanie być efektywna.
4. Proces wyprowadzenia funkcji na zewnątrz – Zarządzanie procesem przekazania funkcji zewnętrznemu dostawcy jest kolejnym źródłem ryzyk. Nieumiejętne zarządzanie relacjami z partnerem outsourcingowym, brak mechanizmów kontroli oraz niewystarczające zachowanie kluczowych kompetencji w firmie mogą prowadzić do problemów z jakością usług oraz zwiększonego ryzyka operacyjnego.

Lepiej więcej niż mniej

Współczesne realia biznesowe wymagają od firm szybkiego działania i koncentracji na kluczowych obszarach działalności. Era firm, które potrafią robić wszystko samodzielnie, już się skończyła. Obecnie, aby sprostać wymaganiom rynku, firmy muszą pozyskiwać brakujące kompetencje z zewnątrz, co czyni outsourcing nieodzownym elementem strategii biznesowej. W tych warunkach skuteczne zarządzanie ryzykami związanymi z outsourcingiem jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu.

Podsumowanie

Outsourcing, jako istotny element współczesnej strategii biznesowej, oferuje firmom wiele potencjalnych korzyści, takich jak redukcja kosztów, zwiększenie efektywności operacyjnej, oraz możliwość szybszego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe. Wybór outsourcingu może być motywowany zarówno potrzebą finansową, jak i strategiczną, np. w sytuacji braku odpowiednich kompetencji wewnątrz firmy, konieczności poprawy jakości produkcji, czy podczas procesów fuzji i konsolidacji.

Jednakże, każdy projekt outsourcingowy wiąże się również z szeregiem ryzyk, które mogą zagrozić realizacji długoterminowych celów firmy. Kluczowe jest zatem staranne zarządzanie tymi ryzykami, które obejmuje m.in. dokładną analizę wyboru modelu i partnera outsourcingowego, zrozumienie wpływu outsourcingu na długoterminową strategię firmy, oraz przygotowanie się na ewentualne scenariusze wyjścia z modelu outsourcingowego.

Współczesne firmy nie mogą sobie pozwolić na powolne budowanie kompetencji we wszystkich obszarach działalności. Outsourcing stał się nieodzownym narzędziem, pozwalającym na koncentrację zasobów i energii na kluczowych obszarach biznesu, jednocześnie pozyskując brakujące umiejętności i technologie z rynku. Efektywne wykorzystanie outsourcingu, połączone z umiejętnym zarządzaniem ryzykiem, może przynieść firmie znaczącą przewagę konkurencyjną oraz przyczynić się do jej długofalowego sukcesu.