Zgłębiając temat edukacji niestacjonarnej, czyli e-Learningu, nie sposób uniknąć napotkania na pojęcia, które mogą wprowadzać zamieszanie, nawet dla osób posiadających pewną wiedzę w tej dziedzinie. Często, gdy wydaje się, że udało się uporządkować większość terminów związanych z e-Learningiem, nagle pojawia się nowy termin, który może stanowić wyzwanie w zrozumieniu. Jednym z takich pojęć jest Learning Management System (LMS), czyli System Zarządzania Szkoleniami.
Po analizie różnych źródeł dotyczących LMS, można odnieść wrażenie, że każde z nich przedstawia ten termin w odmienny sposób. Dla niektórych jest to portal edukacyjny, który umożliwia dostęp do materiałów dydaktycznych i komunikację pomiędzy uczestnikami kursów, inni traktują LMS jako system służący do monitorowania postępów uczestników w ramach e-szkoleń, a jeszcze inni widzą go jako narzędzie do oceny kompetencji pracowników. Zatem, czym tak naprawdę jest System Zarządzania Szkoleniami?
W skrócie, LMS to platforma, która wspomaga organizację, zarządzanie, realizację i monitorowanie procesów edukacyjnych i szkoleń. W zależności od zakresu funkcjonalności, LMS może pełnić różnorodne role, od prostych narzędzi do przechowywania materiałów edukacyjnych, po bardziej zaawansowane systemy do analizowania postępów uczestników, oceniania ich kompetencji, a także do przeprowadzania szkoleń w trybie online lub hybrydowym. W każdym przypadku celem LMS jest uproszczenie procesu nauczania i umożliwienie łatwego dostępu do zasobów edukacyjnych, a także monitorowanie skuteczności działań edukacyjnych w organizacji.
Wrota wiedzy
Obrazowo mówiąc, System Zarządzania Szkoleniami (LMS) można porównać do wejścia na uczelnię – jest to „brama”, która daje dostęp do e-szkoleń. Choć jest to porównanie metaforyczne, to rzeczywistość wygląda nieco inaczej. LMS to platforma oparta na nowoczesnych technologiach informatycznych, takich jak XML, DHTML czy Java, której głównym celem jest zautomatyzowanie administracji e-szkoleniami. Pozwala ona nie tylko na dostęp do materiałów edukacyjnych, ale także na monitorowanie postępów uczestników. Definicja ta obejmuje podstawowe funkcje LMS, ale system ten może oferować znacznie szerszy wachlarz możliwości, które zostaną opisane w dalszej części artykułu.
W tym miejscu może pojawić się pytanie: dlaczego, inwestując w zakup e-szkoleń, musimy dodatkowo płacić za dostęp do nich przez System Zarządzania Szkoleniami? Aby to wyjaśnić, posłużmy się prostą analogią. Wyobraźmy sobie, że nasze e-szkolenie to kaseta wideo, którą kupiliśmy w sklepie. Po powrocie do domu wkładamy ją do magnetowidu, siadamy wygodnie i naciskamy przycisk PLAY, by obejrzeć film. Ta analogia doskonale ilustruje relację między e-szkoleniem a LMS – LMS pełni rolę magnetowidu, który nie tylko umożliwia „odtworzenie” materiału, ale oferuje także szereg innych funkcji, które znacznie wykraczają poza podstawową rolę odtwarzania treści.
Jeśli posiadamy kilkanaście kaset wideo, na pewno dość często zdarza się, że musimy szukać konkretnego tytułu. W przypadku, gdy biblioteka e-szkoleń w naszej organizacji zaczyna się powiększać, a liczba użytkowników rośnie, sytuacja ta staje się jeszcze bardziej skomplikowana. Wtedy z pomocą przychodzą funkcje administracyjne LMS, które pozwalają na automatyczną rejestrację użytkowników oraz przypisanie odpowiednich szkoleń do grup i poszczególnych uczestników. Dzięki temu organizacja może skutecznie zarządzać dostępem do szkoleń, a uczestnicy łatwo odnajdują kursy, które są im przypisane.
Bazy danych
System Zarządzania Szkoleniami (LMS) umożliwia nie tylko zebranie i określenie zakresu kompetencji oraz kwalifikacji wymaganych na danym stanowisku w organizacji, ale także pomaga ocenić, czy pracownik aspirujący do tego stanowiska posiada odpowiednią wiedzę i umiejętności. Dzięki analizie danych zgromadzonych w LMS, możemy wyznaczyć obszary, w których pracownik potrzebuje rozwoju, a także, we współpracy z nim, stworzyć plan rozwoju obejmujący zarówno e-szkolenia, jak i szkolenia tradycyjne.
LMS zawiera wbudowane narzędzia oceny uczestników, takie jak testy, quizy, studia przypadków czy scenki rodzajowe, które dostarczają cennych informacji na temat wiedzy przyswojonej przez uczestników w trakcie e-szkolenia. System stanowi centralne miejsce gromadzenia danych z różnych e-szkoleń, a dzięki zaawansowanym funkcjom raportowania możemy łatwo monitorować postępy pojedynczych uczestników oraz całych grup. Na podstawie tych danych możemy tworzyć profile uczestników, uwzględniając ich preferencje dotyczące metody nauczania, czasu czy miejsca szkolenia. Pozwala to na personalizację przyszłych kursów i dopasowanie najbardziej efektywnego sposobu przekazywania wiedzy do indywidualnych potrzeb.
Integralną częścią LMS jest również biblioteka materiałów dydaktycznych dostępnych dla uczestników e-szkoleń. Obejmuje ona nie tylko materiały polecane do konkretnych kursów, takie jak książki czy czasopisma, ale także oferuje możliwość wyszukiwania interesujących fragmentów książek bez konieczności przeglądania całości. Dzięki LMS możemy również śledzić nadchodzące wydarzenia związane z tematyką naszego szkolenia, takie jak konferencje, wykłady czy tradycyjne kursy, co umożliwia nieprzegapienie wartościowych okazji edukacyjnych. Po umieszczeniu planu rozwoju w systemie, LMS automatycznie filtruje zbędne informacje i wyświetla tylko te materiały, które są pomocne w realizacji celów zawartych w planie. W ten sposób unikamy zalewu nieistotnych informacji i możemy skupić się na osiąganiu zamierzonych rezultatów, zamiast tracić czas na poszukiwanie odpowiednich źródeł spośród setek rekomendowanych książek czy materiałów.
Kto pyta nie błądzi
W ramach tradycyjnych szkoleń uczestnicy mają możliwość zadawania pytań trenerowi. System Zarządzania Szkoleniami (LMS) również umożliwia kontakt z ekspertem w danej dziedzinie, który, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub czatu, może udzielić wyczerpujących odpowiedzi na pytania uczestników e-szkoleń.
LMS oferuje także narzędzia do tworzenia grup osób zainteresowanych danym zagadnieniem, umożliwiając im wymianę pomysłów, uwag i pytań. Narzędzia komunikacyjne dzielimy na synchroniczne, gdzie komunikacja odbywa się „na żywo”, takie jak video-konferencje czy czat, oraz asynchroniczne, takie jak e-mail czy fora dyskusyjne. Dzięki tym narzędziom, uczestnicy e-szkoleń, nawet rozproszeni geograficznie, mogą wymieniać się doświadczeniami i pomagać sobie nawzajem w rozwiązywaniu problemów.
LMS wspiera również administrację tradycyjnymi szkoleniami, oferując szereg korzyści organizacjom. Osoba chcąca uczestniczyć w szkoleniu tradycyjnym może wybierać terminy, sprawdzać dostępność miejsc, wybierać materiały w preferowanej formie oraz zapoznawać się z opiniami innych uczestników. System pozwala także na ocenę tych szkoleń, zbieranie opinii za pomocą formularzy oraz przechowywanie danych w jednej centralnej bazie.
Dzięki tej centralnej bazie danych, organizacja ma możliwość tworzenia raportów dotyczących zarówno e-szkoleń, jak i szkoleń tradycyjnych. Analiza tych raportów ułatwia identyfikowanie obszarów rozwoju dla pracowników i działów w organizacji, bez konieczności przeglądania papierowych formularzy. Raporty mogą dotyczyć popularności szkoleń, czasu spędzonego na kursach, wyników testów i quizów, co umożliwia łatwą i szybką ocenę postępów.
System Zarządzania Szkoleniami jest również pomocny w ocenie skuteczności szkoleń oraz ich wpływu na cele biznesowe organizacji. Managerowie mogą szybko zorientować się, jakie szkolenia są najbardziej odpowiednie dla konkretnego działu czy pracownika. Choć LMS znacząco ułatwia pracę menedżerów, nie jest w stanie całkowicie ich zastąpić, ponieważ decyzje dotyczące szkolenia wciąż wymagają indywidualnego podejścia.