System restauracyjny POS (Point of Sale) „Revelation” firmy InfoGenesis może być wykorzystywany zarówno w pojedynczych lokalach gastronomicznych, jak i w rozbudowanych sieciach hotelowych. System został zaprojektowany jako elastyczne rozwiązanie wspomagające kompleksową obsługę sprzedaży oraz zarządzanie działalnością gastronomiczną.
Revelation pozwala usprawnić obsługę gości, dokładnie rozliczać pracę kelnerów, kontrolować wielkość osiąganych przychodów oraz szybko przygotowywać zestawienia i raporty potrzebne osobom zarządzającym lokalem. Konstrukcja systemu umożliwia jego dostosowanie zarówno do niewielkich punktów gastronomicznych, jak i do bardziej rozbudowanych przedsiębiorstw posiadających wiele stanowisk sprzedażowych.
Rolę serwera systemu może pełnić komputer klasy PC, natomiast skalowalna architektura pozwala stopniowo rozbudowywać instalację poprzez dołączanie kolejnych urządzeń POS. Przedsiębiorstwo może zatem rozpocząć pracę od stosunkowo niewielkiej konfiguracji, a następnie zwiększać możliwości systemu wraz ze wzrostem liczby klientów, rozwojem działalności czy otwieraniem kolejnych punktów sprzedaży. Rozwiązanie nie wymaga więc od początku tworzenia rozbudowanej infrastruktury informatycznej, lecz może być dostosowywane do aktualnych potrzeb użytkownika.
Firma InfoGenesis opracowała system przeznaczony do zarządzania działalnością gastronomiczną i oferowała go w połączeniu z odpowiednio dobranym wyposażeniem sprzętowym POS. Dzięki takiemu rozwiązaniu oprogramowanie mogło współpracować z urządzeniami wykorzystywanymi bezpośrednio podczas sprzedaży, obsługi zamówień, przygotowywania potraw oraz rozliczania transakcji.
W skład systemu „Revelation” InfoGenesis mogą wchodzić następujące urządzenia:
- Komputer klasy PC pełniący funkcję serwera.
- Terminale kasowe, między innymi terminale wyposażone w ekrany dotykowe, stanowiska PC z własnym dyskiem twardym lub działające jako urządzenia bezdyskowe, a także terminale typu Handheld, czyli przenośne, bezprzewodowe urządzenia kasowe wyposażone w ekran dotykowy.
- Drukarka rachunków.
- Drukarka bonów kuchennych.
- Drukarka faktur VAT.
- Drukarka fiskalna.
- Czytnik kart magnetycznych.
- Inne urządzenia pracujące w sieci i współpracujące z systemem.
Revelation może być wykorzystywany nie tylko do rejestrowania bieżącej sprzedaży, ale również jako narzędzie wspomagające zarządzanie lokalem gastronomicznym. Umożliwia gromadzenie oraz analizowanie danych dotyczących różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa, począwszy od ogólnych zestawień wyników sprzedaży, a skończywszy na szczegółowych informacjach odnoszących się do konkretnych transakcji, pracowników czy stanowisk obsługi.
Dostęp do szczegółowych danych ułatwia osobom zarządzającym ocenę bieżącej sytuacji lokalu oraz podejmowanie decyzji dotyczących jego dalszego funkcjonowania. Analizie mogą podlegać między innymi wielkość sprzedaży, poziom przychodów, aktywność poszczególnych stanowisk czy sposób realizowania zamówień. Dzięki temu system POS przestaje pełnić wyłącznie funkcję elektronicznej kasy, stając się jednocześnie źródłem informacji zarządczej.
Istotną funkcją Revelation jest również możliwość przygotowywania różnego rodzaju raportów oraz dalszego wykorzystywania zgromadzonych danych. Zestawienia mogą być przenoszone do programów pakietu Microsoft Office, w tym do programu Microsoft Excel, co pozwala na ich dalsze opracowywanie, porównywanie oraz prezentowanie w formie dostosowanej do potrzeb przedsiębiorstwa.
Zastosowanie terminali dotykowych może ponadto usprawnić organizację pracy personelu. Obsługa zamówień odbywa się szybciej, a przekazywanie informacji pomiędzy salą restauracyjną, kasą i kuchnią może zostać w dużej mierze zautomatyzowane. Ogranicza to liczbę czynności wykonywanych ręcznie, zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia pomyłek oraz pozwala skrócić czas potrzebny na obsłużenie klienta.
Wykorzystanie zintegrowanego systemu POS wpływa również na możliwość lepszego kontrolowania działalności lokalu. Informacje dotyczące sprzedaży i rozliczeń są gromadzone w jednym systemie, dzięki czemu kierownictwo ma łatwiejszy dostęp do danych niezbędnych do oceny funkcjonowania restauracji. W większych przedsiębiorstwach gastronomicznych oraz sieciach hotelowych znaczenie takiego rozwiązania jest szczególnie duże, ponieważ pozwala ono na uporządkowanie informacji pochodzących z wielu stanowisk i punktów sprzedaży.
System Revelation można więc traktować jako rozwiązanie łączące funkcje sprzedażowe, kontrolne oraz zarządcze. Jego możliwość rozbudowy sprawia, że może być wykorzystywany zarówno przez niewielkie lokale, jak i przez większe przedsiębiorstwa gastronomiczne. Integracja oprogramowania z terminalami, drukarkami oraz pozostałymi urządzeniami POS pozwala natomiast usprawnić codzienną pracę personelu, poprawić kontrolę nad sprzedażą i dostarczać osobom zarządzającym informacji potrzebnych do podejmowania decyzji.
Dodatkową zaletą systemu Revelation jest możliwość bieżącego monitorowania pracy lokalu gastronomicznego. Osoba zarządzająca może uzyskać dostęp do informacji dotyczących aktualnej sprzedaży, liczby obsługiwanych rachunków, wartości poszczególnych transakcji czy wyników osiąganych przez konkretnych pracowników. Pozwala to szybciej reagować na pojawiające się problemy oraz lepiej organizować pracę całego zespołu. W praktyce oznacza to, że decyzje zarządcze mogą być podejmowane na podstawie rzeczywistych danych, a nie jedynie na podstawie obserwacji czy intuicji kierownika.
Duże znaczenie ma również możliwość analizowania sprzedaży według określonych kategorii produktów, godzin, dni tygodnia czy stanowisk kasowych. Dzięki temu można ustalić, które potrawy i napoje cieszą się największym zainteresowaniem klientów, a które są zamawiane sporadycznie. Informacje tego rodzaju są szczególnie przydatne przy konstruowaniu menu, planowaniu promocji oraz podejmowaniu decyzji dotyczących wycofania z oferty produktów generujących niewielką sprzedaż. Pozwalają także lepiej przewidywać zapotrzebowanie na poszczególne składniki i odpowiednio organizować zaopatrzenie.
System POS może również wspomagać kontrolę pracy personelu. Każdy pracownik może korzystać z indywidualnego identyfikatora lub karty, co pozwala przypisać określone operacje do konkretnej osoby. Dzięki temu możliwe jest szczegółowe rozliczanie sprzedaży, anulowanych pozycji, udzielanych rabatów czy innych operacji wykonywanych na rachunku. Takie rozwiązanie zwiększa przejrzystość funkcjonowania lokalu i ułatwia wykrywanie nieprawidłowości. Jednocześnie daje możliwość oceny efektywności poszczególnych pracowników oraz porównywania osiąganych przez nich wyników.
Istotnym obszarem zastosowania systemu jest także komunikacja pomiędzy kelnerami a zapleczem kuchennym. Po wprowadzeniu zamówienia do terminala informacja może być automatycznie przekazana do odpowiedniego stanowiska przygotowującego danie lub napój. Ogranicza to konieczność ręcznego przekazywania zamówień oraz zmniejsza ryzyko pomyłek wynikających z nieczytelnego zapisu czy błędnego odczytania polecenia. Skrócenie czasu przepływu informacji przekłada się bezpośrednio na sprawniejszą obsługę gości i lepszą organizację pracy kuchni.
W lokalach o dużej liczbie klientów szczególnie ważna jest szybkość działania systemu. Każde opóźnienie w rejestrowaniu zamówień czy drukowaniu rachunków może prowadzić do tworzenia się kolejek i pogorszenia jakości obsługi. Z tego względu zastosowanie terminali dotykowych oraz intuicyjnego interfejsu znacząco ułatwia wykonywanie codziennych czynności. Pracownik może szybko znaleźć odpowiednią pozycję w menu, zmienić ilość zamawianych produktów, dodać uwagi do zamówienia czy podzielić rachunek pomiędzy kilka osób.
Revelation może być również wykorzystywany do obsługi bardziej złożonych operacji, charakterystycznych dla restauracji działających w hotelach. Dotyczy to między innymi przypisywania rachunków do pokoju hotelowego, rozliczania usług gastronomicznych w ramach pobytu czy obsługi różnych punktów sprzedaży znajdujących się na terenie jednego obiektu. Integracja danych pochodzących z kilku miejsc może znacznie uprościć rozliczenia oraz umożliwić kierownictwu uzyskanie pełniejszego obrazu działalności gastronomicznej całego obiektu.
Ważną funkcją systemów tego rodzaju jest także możliwość ograniczania błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Automatyzacja znacznej części procesów zmniejsza liczbę pomyłek przy naliczaniu cen, podatków czy rabatów. Poprawnie skonfigurowany system może również kontrolować uprawnienia pracowników, dzięki czemu nie każda osoba ma dostęp do wszystkich funkcji. Operacje takie jak anulowanie rachunku, udzielanie większego rabatu czy zmiana określonych ustawień mogą wymagać zgody osoby posiadającej wyższy poziom uprawnień.
Nie bez znaczenia pozostaje również możliwość archiwizowania danych. Informacje dotyczące sprzedaży mogą być przechowywane przez dłuższy czas i wykorzystywane do porównań okresowych. Kierownictwo może dzięki temu analizować zmiany przychodów, obserwować sezonowość sprzedaży czy porównywać wyniki z analogicznymi okresami wcześniejszych lat. Takie zestawienia są szczególnie użyteczne przy planowaniu budżetu, określaniu celów sprzedażowych oraz przygotowywaniu prognoz na kolejne miesiące.
Z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem gastronomicznym system Revelation należy więc postrzegać jako narzędzie wspierające znacznie szerszy zakres działań niż samo rejestrowanie sprzedaży. Łączy on funkcje operacyjne z możliwością prowadzenia kontroli i analizy danych, co pozwala usprawnić codzienną pracę lokalu oraz zwiększyć dostęp kierownictwa do informacji. W warunkach rosnącej konkurencji na rynku gastronomicznym szybki dostęp do wiarygodnych danych może mieć istotny wpływ na jakość podejmowanych decyzji oraz zdolność przedsiębiorstwa do reagowania na zmieniające się potrzeby klientów.
